Spring til indhold

Ledige stillinger

Stillingsopslag

 

Lokalt ansat assistent/chefsekretær ved den danske OECD-delegation

Hermed opslås en stilling som lokalt ansat assistent/chefsekretær ved Danmarks faste delegation til OECD i Paris til besættelse pr 1. november 2018 (eller snarest muligt derefter).

Om dig

Stillingen ønskes besat med en person, som har erfaring med administrativt arbejde og som fuldt ud behersker dansk og fransk, både skriftligt og mundtligt, samt er i stand til at formulere sig på højt niveau både skriftligt og mundtligt også på engelsk. Der forudsættes kendskab til MS Office-pakken og almindelige internet redskaber. Erfaring fra arbejde inden for den danske centraladministration vil være en fordel. Herud over lægges vægt på personlige kompetencer som selvstændighed, arbejdsmæssig fleksibilitet, effektivitet og gode samarbejdsevner.

Om jobbet

Assistenten varetager primært chefssekretariatsfunktionen for OECD-ambassadøren. Herud over bistår assistenten Delegationens øvrige medarbejdere samt indgår i sagsbehandlende funktioner. Medarbejderens arbejdsopgaver udføres i tæt samspil med andre medarbejdere på OECD-Delegationen.

Arbejdsopgaverne består af selvstændig varetagelse af administrative, organisatoriske og sagsbehandlende opgaver, herunder, men ikke nødvendigvis begrænset til følgende:

Sekretariats- og kommunikationsfunktioner

Ajourføre kalender, herunder mødetilrettelæggelse /-koordination

Rejsetilrettelæggelse for ambassadøren og souschefen

Forberedelse af besøgsprogrammer og logistik i forbindelse med besøg af danske ministre og danske delegationer

Ansvar for OECD-Delegationens hjemmeside og SoMe-aktiviteter

Tilrettelæggelse af officiel repræsentation

Videreformidling af invitationer, publikationer m.v.

Ad hoc sekretæropgaver, herunder oversættelser

Administration

Håndtering af repræsentationsskemaer, repræsentations- og rejseregnskab

Ansvarlig for opslag af praktikantstillinger og håndtering af ansøgninger samt efterfølgende administrative formaliteter

Tovholder i forbindelse med strategiske prioriteringsprocesser, medarbejder-tilfredshedsundersøgelser (WB) m.v.

Opdatering af kontakt-/mailinglister

Udarbejdelse af fraværslister

Forestå indkøb, franchiser

Afløser for andre i forbindelse med fravær. Dette kan også i nogle tilfælde indebære opgaver på den bilaterale ambassade.

Sagsbehandling

Ansvarlig for Danmarks pålignede bidrag og betalinger til OECD

Besvarelse af diverse forespørgsler, herunder telefonisk sagsbehandling

Deltagelse af i mødeforberedelse og mødedækning efter behov

Bidrage til udarbejdelse af håndakter

Aflønning sker i henhold til den danske ambassades lønskala for lokalansatte.

Medarbejderen vil blive en del af en medarbejderstab på OECD-delegationen, som er samlokaliseret med den danske ambassade. Den samlede medarbejderstab består af udsendte medarbejdere fra Udenrigsministeriet og andre danske ministerier samt lokalansatte medarbejdere.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås hos Thea Christiansen tlf. 01 4431 2195 eller hos Charlotte Bernig tlf. 01 4431 2157.

Ansøgning bilagt kortfattet CV bedes være OECD Delegationen, 77, Avenue Marceau, 75116 Paris, i hænde senest fredag den 12. oktober 2018. Bedes sendt til pardel@um.dk

OECD Delegationen, Paris, den 24. september 2018